On The Job - Überlebende Spesenabrechnungen für Geschäftsreisen


Ich habe 25 Jahre lang 9 bis 5 Jobs gearbeitet. Die einzige Aufgabe, die ich verabscheute, war die Abstimmung der Ausgaben. Im Laufe der Jahre habe ich bestimmte Tricks gelernt, um dies meinem Manager und mir selbst zu erleichtern. Unabhängig davon, ob Sie der Reisende oder derjenige sind, der die Einnahmen aus Geschäftsreisen bearbeitet, kann die Abstimmung von Geschäftsreisen zu echten Kopfschmerzen werden. Die Kopfschmerzen des Managers beginnen, wenn er oder sie nicht die Hälfte der generierten Spesenbelege finden kann oder schlimmer noch, das Spesenbudget überschritten hat. Die Kopfschmerzen des Assistenten bestehen darin, das Chaos in Einklang zu bringen, damit die Finanzabteilung und Ihr Manager gleichermaßen zufrieden sind.

Hier sind einige Dinge, die Manager und Assistenten tun können, um ihr Leben weniger stressig zu gestalten:

Lesen Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Wenn Sie für eine große Organisation arbeiten, ist normalerweise eine Reiserichtlinie festgelegt. Lesen Sie es und stellen Sie sicher, dass Sie beide es verstehen Vor Reisevorbereitungen werden getroffen.

Treffen Sie Reisevorbereitungen rechtzeitig. Wenn Sie oder Ihr Chef mit dem Flugzeug reisen, versuchen Sie, die Tickets zwei Wochen bis einen Monat im Voraus zu kaufen. Sie sparen Geld beim Flugpreis. Treffen Sie vorher Vorkehrungen für einen Mietwagen oder einen Autoservice und erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung.

Die Einhaltung von Richtlinien ist alles. Die Einhaltung der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens erleichtert allen das Leben. Wenn die Essenszulage 65 US-Dollar pro Tag beträgt, bedeutet dies, dass drei Mahlzeiten in 65 US-Dollar aufgeteilt sind. Sie müssen entsprechende Anpassungen vornehmen.

Wissen, was Sie als Geschäftskosten bezeichnen können. Ihr Essensgeld muss möglicherweise auch als Teil Ihres Unterhaltungsgeldes verwendet werden. Wenn Sie sich auf einen Drink usw. treffen, verstehen Sie, dass Sie möglicherweise nicht erstattet werden.

Bewahren Sie alle Ihre Belege auf. Speichern Sie jede Quittung, die Sie erhalten. Ein 6 "x 9" Verschlussumschlag eignet sich gut als Quittungshalter. Legen Sie Ihre Quittung in den Umschlag, sobald Sie in Ihre Suite zurückkehren. Eine weitere gute Möglichkeit, mit den Ausgaben Schritt zu halten, besteht darin, ein kleines Notizbuch bei sich zu haben, in dem Sie Ihre Ausgaben sowie die Uhrzeit und das Datum jedes Kaufs protokollieren können.

Trinkgeld verstehen. Trinkgelder können die Reisekosten erheblich erhöhen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Tipps aufzeichnen, da Sie dafür keine Quittung erhalten. Trinkgeldkosten können häufig unter "Sonstige" oder "Sonstige" aufgeführt werden. Siehe Ihre Unternehmensrichtlinien.

Nachdem ich mit einigen Verwaltungsassistenten gesprochen hatte, stellte ich fest, dass die folgenden Tipps die normale und akzeptable Praxis sind.

  • Gepäckträger am Flughafen $ 1 pro Gepäckstück. Geschäftsreisende mit Handgepäck haben diese Kosten im Allgemeinen nicht.
  • Restaurant, 15% bis 20%.
  • Hotel Shuttle Fahrer, 2 $.
  • Limousinen- / Taxifahrer, 15%.
  • Türsteher; Gepäckabfertigung, Hagelkabine, $ 2, $ 1.
  • Parkwächter, $ 1 bis $ 2. Versuchen Sie, Ihr Auto nicht in und aus der Menge zu nehmen.
  • Housekeeping. 1 bis 2 US-Dollar pro Tag. Nicht mehr als 10 Dollar.

Wenn Sie für Ihre eigene Spesenabrechnung verantwortlich sind, tun Sie dies und geben Sie sie sofort ab. Wenn Sie für den Bericht Ihres Managers verantwortlich sind. Nachdem Sie gefragt haben: "Wie war das Meeting usw." Ihre nächste Frage sollte lauten: "Haben Sie Ihren Spesenumschlag?"

Geschäftsreisen und Spesen rund um die Welt managen ???????? (September 2022)



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